Выемка документов налоговой инспекцией: что проверить в постановлении и описи

Чем выемка отличается от требования документов

По требованию (ст. 93 НК РФ) компания сама готовит заверенные копии и передаёт их в инспекцию в установленный срок. За непредставление грозит штраф по ст. 126 НК РФ, но документы остаются у компании.

Выемка (ст. 94 НК РФ) — принудительное действие на месте. Инспекторы приходят в офис, забирают документы и предметы, а при определённых условиях могут изъять и подлинники. У процедуры свои правила: постановление, понятые, протокол, опись. Срок, который даётся на ответ по требованию, здесь не действует: документы забирают в день прихода инспекторов. Зато нарушение любого из этих правил компания может зафиксировать и использовать в споре.

Выемку не стоит путать с другими действиями инспекции: осмотром помещений (ст. 92 НК РФ), допросом свидетелей или вызовом в налоговую на беседу. От выемки по УПК РФ, которую проводит следователь в уголовном деле, она тоже отличается: у этих процедур разные участники и правила.

Когда инспекция вправе провести выемку

Выемку проводят на основании мотивированного постановления инспектора. Постановление утверждает руководитель налогового органа, который проводит проверку или дополнительные мероприятия, или его заместитель.

Прийти с выемкой могут в двух ситуациях.

• В рамках выездной проверки. По п. 14 ст. 89 НК РФ документы изымают, если у проверяющих есть достаточные основания считать, что документы, подтверждающие нарушения, могут уничтожить, скрыть, изменить или подменить. Ещё одно основание даёт ст. 93 НК РФ: если компания отказалась представить документы по требованию или не уложилась в срок, инспекция вправе их изъять.
• Как дополнительное мероприятие налогового контроля. С 1 января 2026 года п. 1 ст. 94 НК РФ действует в редакции Федерального закона от 28.11.2025 № 425-ФЗ: выемку можно проводить при рассмотрении материалов проверки. Тем же законом выемка включена в перечень дополнительных мероприятий в п. 6 ст. 101 НК РФ. Инспекторы могут прийти за документами уже после того, как вручили акт проверки. Результаты такой выемки оформляют дополнением к акту, и на него можно подать возражения в течение 15 дней (п. 6.2 ст. 101 НК РФ).

Ночью выемку проводить нельзя (п. 2 ст. 94 НК РФ). Что считать ночным временем, налоговый кодекс не уточняет. Обычно ориентируются на интервал с 22:00 до 6:00, как в Трудовом и Уголовно-процессуальном кодексах, но для налоговой выемки это аналогия, а не прямое правило.

Что проверить в постановлении

До начала выемки инспектор обязан предъявить постановление (п. 3 ст. 94 НК РФ). Форма документа утверждена приказом ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@ (КНД 1165015). Попросите время, чтобы прочитать его целиком, и сверьте следующие пункты.

1. Утверждение руководителя. В постановлении должна стоять отметка об утверждении: должность, подпись, ФИО, дата. Постановление без утверждения не соответствует п. 1 ст. 94 НК РФ. Это нужно отметить в замечаниях к протоколу.
2. Компания и адрес. Название, реквизиты и адрес помещения должны совпадать с вашими. Если инспекторы пришли по адресу, которого нет в постановлении, это повод для замечания.
3. Основание. Должно быть указано, в рамках какой проверки или каких дополнительных мероприятий проводится выемка.
4. Мотивировка. Конкретные обстоятельства, из-за которых инспекция решила изъять документы, а не общая фраза о возможном уничтожении.
5. Перечень изымаемого. Наименования, реквизиты или признаки, по которым документ можно опознать.

Суды не раз признавали, что одной общей ссылки на возможное уничтожение документов недостаточно. При этом отсутствие подробного перечня документов суды не всегда считают нарушением. Поэтому слишком общая мотивировка — аргумент, который стоит заявить в замечаниях и жалобе, а не гарантированное основание для отмены.

Копию постановления вам должны вручить. Отметка о получении есть в самой форме документа.

Как проходит выемка и что делать компании

Инспекторы обязаны пройти несколько этапов в установленном порядке (ст. 94 НК РФ). Если какой-то этап пропущен, это повод для замечания в протоколе.

При выемке обязательно присутствуют понятые и лица, у которых изымают документы. Если директора нет на месте, это сотрудники компании. При необходимости инспекция приглашает специалиста, например для работы с компьютерами и серверами. Юристу, который приедет позже, для действий от имени компании нужна доверенность (ст. 29 НК РФ).

Понятых должно быть не меньше двух. Это любые физические лица, не заинтересованные в исходе дела. Сотрудники налоговых органов понятыми быть не могут (ст. 98 НК РФ). Понятые удостоверяют в протоколе, что происходило и чем закончилось, и вправе внести свои замечания.

Есть одно важное ограничение: документы и предметы, которые не относятся к предмету проверки, изымать нельзя (п. 5 ст. 94 НК РФ). Если инспекторы забирают договоры за период, который не входит в проверку, или документы другой компании группы, это нужно сразу указать в протоколе.

Протокол и опись: что проверить и какие замечания внести

О выемке составляют протокол по правилам ст. 99 НК РФ. Форма — КНД 1165016. Изъятое описывают в самом протоколе или в описях, которые к нему прилагаются. По каждой позиции указывают наименование, количество и индивидуальные признаки, а если возможно — стоимость (п. 7 ст. 94 НК РФ).

Опись — единственное доказательство того, что именно у компании забрали. Если в ней написано «папка с документами» или «коробка № 3» без перечня, доказать потом, что в коробке лежал конкретный договор, будет очень трудно. Такие формулировки — повод для замечания в протоколе. Перед подписанием сверьте опись с тем, что фактически упаковывают: количество папок и коробок, их номера, перечень документов в каждой.

В протоколе должны быть:

• место и дата выемки;
• время начала и окончания;
• все участники: инспекторы, понятые, представители компании, специалист;
• ход процедуры и выявленные существенные факты;
• отметка о предложении выдать документы добровольно;
• порядок скрепления изъятого или отказ от скрепления;
• способ и срок передачи копий.

Протокол зачитывают всем участникам. Каждый вправе сделать замечания, и их вносят в протокол. Затем документ подписывают все участники. Фото- и видеоматериалы прикладывают к протоколу.

Что вписать в замечания к протоколу и описи:

• изъятые документы описаны обобщённо, без перечня;
• изъяты документы, не относящиеся к проверке (укажите, какие именно);
• понятые связаны с инспекцией или не присутствовали при части действий;
• предложение выдать документы добровольно не поступало;
• инспекторы пришли в помещение, которое не указано в постановлении;
• копии изъятых подлинников не переданы, срок передачи не назван.

Я советую не отказываться от подписи протокола, даже если выемка прошла с нарушениями. Подпись подтверждает только участие в процедуре, а не согласие с содержанием. При отказе инспектор сделает отметку об этом, а возражения компании в протокол не попадут. Замечания лучше писать конкретно. Не «с описью не согласны», а «из шкафа в бухгалтерии изъяты договоры поставки за 2021 год, в описи они указаны как „папка с документами“, перечень договоров не приведён». Такую запись потом можно положить в основу жалобы.

Ижко Иван

Управляющий партнер

Опыт работы 10 лет

Написать Ивану

в Телеграмм

Консультация юриста

Копию протокола вручают под расписку или направляют компании (п. 10 ст. 94 НК РФ). Попросите вручить её на месте. Если копию обещают прислать позже, отметьте это в протоколе.

Когда изымают подлинники и как получить копии

Подлинники инспекция вправе изъять, только если одновременно выполнены два условия (п. 8 ст. 94 НК РФ). Первое: копий документов недостаточно для налогового контроля. Второе: есть достаточные основания полагать, что подлинники уничтожат, скроют, исправят или заменят. Если эти обстоятельства в постановлении и протоколе не названы, отметьте это в замечаниях.

Если подлинники всё же изъяли, с них делают копии, инспектор заверяет их и передаёт компании. Если изготовить или передать копии одновременно с изъятием невозможно, налоговый орган обязан передать их в течение пяти дней. Сроки, установленные в НК РФ в днях, считаются в рабочих днях (п. 6 ст. 6.1 НК РФ), и в форме протокола прямо указано: пять рабочих дней.

Передачу копий нередко откладывают: обещают прислать позже, а срок проходит. Поэтому, когда изымают подлинники, я прошу указать в протоколе, какие копии вручены сразу, какие передадут позже и в какой срок. Устную договорённость потом не докажешь, а запись в протоколе остаётся. Если пять рабочих дней прошли, а копий нет, направьте в инспекцию письменное требование и сохраните подтверждение отправки. Оно пригодится в жалобе как доказательство нарушения.

Ижко Иван

Управляющий партнер

Опыт работы 10 лет

Написать Ивану

в Телеграмм

Консультация юриста

Отдельного срока возврата изъятого в ст. 94 НК РФ нет. Но у компании есть право требовать возврата всего, что не относится к предмету проверки.

Выемка у третьих лиц: аутсорсер, контрагент, другая компания группы

Иногда с постановлением приходят не к проверяемой компании, а к бухгалтерской фирме, которая ведёт её учёт, к контрагенту или в офис другой компании группы. Судебная практика по таким случаям неоднородна.

Конституционный Суд РФ указывал, что выемка у лица, которое само не проверяется, не нарушает его права уже в силу этого факта. Изымать у него можно только то, что относится к предмету проверки. Арбитражные суды оценивают конкретные обстоятельства. В одних делах выемку у непроверяемой компании признавали незаконной: одних признаков её взаимозависимости с проверяемым лицом оказывалось недостаточно. В других выемку у бухгалтерского аутсорсера признавали законной, потому что там фактически хранились подлинники, серверы и компьютеры проверяемого лица.

ФНС России разобрала этот вопрос в обзоре правовых позиций по жалобам налогоплательщиков за I квартал 2024 года. По её позиции, осмотр помещений третьих лиц допустим, если они используются в деятельности проверяемого лица или там могут находиться документы и предметы, связанные с предметом проверки. Изъятие ограничено не принадлежностью документов проверяемому лицу, а их отношением к предмету проверки.

Вывод для компании: выемка у третьего лица возможна. Но инспекция должна объяснить, почему нужные документы находятся именно здесь, и изымать только то, что относится к проверке. Если у аутсорсера забирают документы других клиентов, не связанные с проверкой, это нарушение п. 5 ст. 94 НК РФ, и его нужно зафиксировать в протоколе.

Что делать, если порядок нарушили

У компании есть два пути защиты, и они не исключают друг друга.

Первый — обжаловать выемку и постановление. Действует обязательный досудебный порядок (п. 2 ст. 138 НК РФ): сначала жалоба в вышестоящий налоговый орган, потом суд.

Второй — заявить о нарушениях при оспаривании результатов проверки. Часто это более полезный путь. При рассмотрении материалов проверки нельзя использовать доказательства, полученные с нарушением НК РФ (п. 4 ст. 101 НК РФ). Нарушения при выемке заявляют в возражениях на акт проверки, а если выемку провели как дополнительное мероприятие — в возражениях на дополнение к акту. Затем их повторяют в жалобе на итоговое решение. Здесь и пригодятся замечания, которые вы внесли в протокол.

Суды учитывают те же нарушения, что перечислены выше в замечаниях к протоколу, а также слишком общую мотивировку постановления.

Итоги

• Выемка — принудительное изъятие документов по мотивированному постановлению. Её проводят, если есть риск уничтожения или подмены документов либо компания не представила их по требованию. С 2026 года выемка возможна и как дополнительное мероприятие после акта проверки.
• Остановить выемку отказом нельзя. Правильная тактика — проверить постановление, присутствовать при каждом действии, подписать протокол и внести в него замечания.
• Опись — единственное доказательство того, что забрали. Требуйте перечня по позициям вместо «папка с документами».
• Подлинники изымают, только если копий недостаточно и есть риск уничтожения или подмены. Копии изъятых подлинников передают сразу или в течение пяти рабочих дней.
• Нарушения при выемке заявляют в возражениях на акт или дополнение к нему, в жалобе в УФНС и в суде. Решающую роль играют замечания, внесённые в протокол.

Часто задаваемые вопросы

Источники

• Ст. 6.1 НК РФ
• Ст. 29 НК РФ
• Ст. 89 НК РФ
• Ст. 92 НК РФ
• Ст. 93 НК РФ
• Ст. 94 НК РФ
• Ст. 98 НК РФ
• Ст. 99 НК РФ
• Ст. 101 НК РФ
• Ст. 138 НК РФ
• Ст. 139 НК РФ
• Ст. 140 НК РФ
• Ст. 198 АПК РФ
• Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ
• Приказ ФНС России от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@
• Обзор правовых позиций ФНС России по результатам рассмотрения жалоб налогоплательщиков за I квартал 2024 года

Нормы приведены по состоянию на сентябрь 2026 года.