Дата расхода на УСН: когда учитывать затраты и что делать, если налоговая сняла расход

Почему «оплатил — значит, расход» не работает

Базовое правило о моменте признания расходов закреплено в п. 2 ст. 346.17 НК РФ: расходы на УСН учитываются после их фактической оплаты. Оплатой закон считает прекращение обязательства покупателя перед продавцом, связанное с поставкой товаров, выполнением работ или оказанием услуг.

Но одной оплаты мало. Расход должен реально состояться и быть подтверждён документами: п. 2 ст. 346.16 НК РФ требует, чтобы он соответствовал критериям ст. 252 НК РФ — был экономически обоснован и документально подтверждён. Для отдельных затрат закон добавляет третье условие: товар должен быть продан, основное средство — введено в эксплуатацию.

С 2026 года перечень расходов на УСН стал открытым: пп. 45 п. 1 ст. 346.16 НК РФ позволяет учитывать и иные расходы по правилам главы 25 (Федеральный закон от 28.11.2025 № 425-ФЗ). Но это ответ на вопрос, можно ли учесть затраты, а не когда. Момент признания новых видов расходов определяет тот же п. 2 ст. 346.17 — после оплаты.

Аванс поставщику: расход какого года

Перечисленная предоплата расходом не является. Минфин придерживается этой позиции давно (например, письмо от 20.05.2019 № 03-11-11/36060): учесть аванс можно не раньше, чем поставщик исполнит обязательство — отгрузит товар, выполнит работу, окажет услугу.

Обратная ситуация: услуга оказана в декабре, а оплачена в январе. Расход тоже январский — без оплаты его нет, какой бы датой ни был подписан акт.

Дата признания по видам затрат

Ниже — виды затрат, по которым чаще возникают вопросы о периоде.

Материалы и сырьё

Расход признаётся в момент погашения задолженности перед поставщиком: списание со счёта, выплата из кассы, иной способ (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). При этом материалы должны быть получены и оприходованы. А вот ждать их передачи в производство не нужно — с 2013 года такого условия нет, что подтверждает Минфин. Это распространённая ошибка: бухгалтер по старой привычке держит оплаченные и оприходованные материалы «в запасе» и занижает расходы текущего периода.

Работы и услуги

Та же норма: расход по оплате, но не раньше, чем работа выполнена или услуга оказана. Работы подтверждаются актом. Для услуг Минфин допускает и другой первичный документ — отчёт исполнителя, счёт, если закон не требует именно акта. Проценты по займам и кредитам учитываются по этому же правилу — в момент их уплаты.

Товары для перепродажи

Здесь условий два: товар оплачен поставщику и реализован покупателю (пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Поступление денег от покупателя для признания расхода не требуется.

Два типичных сценария:

• Товар закуплен и оплачен в марте, продан в октябре. Расход — октябрьский: пока товар лежит на складе, его стоимость в расходы не попадает.
• Товар получен с отсрочкой, продан в июне, а поставщику заплатили в июле. Расход — июльский: без оплаты второго условия недостаточно.

Стоимость списывают одним из методов: ФИФО, по средней стоимости или по стоимости единицы. Сопутствующие затраты — доставку, хранение — учитывают после оплаты, не дожидаясь продажи.

Основные средства и нематериальные активы

Основные средства учитываются с момента ввода в эксплуатацию, НМА — с принятия к бухучёту (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). Затраты отражаются в последний день отчётного периода и только в оплаченной сумме (пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Внутри года они распределяются равными долями по оставшимся отчётным периодам (п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Отсюда ответы на частые вопросы:

• Станок оплачен в марте, введён в эксплуатацию в мае. Расход начинается со второго квартала: стоимость делится на три равные части — на полугодие, 9 месяцев и год.
• Оборудование оплачено частями — в расходы идёт только оплаченная часть.
• Оплачено, но не введено в эксплуатацию — расхода пока нет вообще.

Прежнего условия о подаче документов на госрегистрацию прав больше нет — его отменил Федеральный закон от 29.09.2019 № 325-ФЗ. Если продать основное средство раньше чем через три года после учёта затрат в расходах, налоговую базу придётся пересчитать, доплатить налог и пени. Для объектов со сроком службы свыше 15 лет этот срок — десять лет с момента приобретения.

Зарплата и НДФЛ

Расходы на оплату труда признаются в момент погашения задолженности перед работником — в день выплаты (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Удержанный НДФЛ Минфин относит к расходам на оплату труда, а не к налогам, и связывает его признание с выплатой зарплаты. На практике встречается и осторожный подход — учитывать НДФЛ по дате перечисления в бюджет.

Вопрос с датой учёта НДФЛ спорный, и однозначного ответа я здесь не дам. Если суммы существенные, я советую выбрать один вариант, закрепить его в учётной политике и применять последовательно из периода в период. В споре с инспекцией такая последовательность работает лучше, чем выбор даты под каждый конкретный случай.

Ижко Иван

Управляющий партнер

Опыт работы 10 лет

Написать Ивану

в Телеграмм

Консультация юриста

Налоги, сборы и страховые взносы

Общее правило — учёт в фактически уплаченной сумме на дату уплаты (пп. 3 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Для ИП на «доходы минус расходы» с 2025 года действует особый порядок по взносам за себя: они учитываются в периоде, в котором подлежат уплате, даже если фактически перечислены позже (Федеральный закон от 08.08.2024 № 259-ФЗ). Если срок уплаты из-за выходных сдвинулся на первый рабочий день следующего года, взносы всё равно относятся к текущему году.

Взнос 1% с дохода свыше 300 000 руб. платится до 1 июля следующего года, поэтому по этой логике относится к расходам следующего года. Взносы за периоды до 2025 года, уплаченные после 31.12.2024, можно учесть в 2025–2027 годах.

Если расчёт был не деньгами: зачёт, вексель, подотчёт

Зачёт встречных требований. Это «иной способ» прекращения обязательства, поэтому расход признаётся на дату зачёта. Единой официальной позиции о том, какую дату брать, нет, поэтому дату стоит зафиксировать в самом документе — акте о зачёте или заявлении о зачёте — и считать расход по ней.

Вексель. Если вы выдали поставщику собственный вексель, расход появится только после его оплаты. Если передали вексель третьего лица — на дату передачи, но не больше суммы долга (пп. 5 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Подотчётное лицо. Расходы, оплаченные сотрудником из подотчётных денег, учесть можно — Минфин это допускает, в том числе по товарам для перепродажи. Обязательное условие — авансовый отчёт с чеками: без него расход не подтвердить. Какая дата считается оплатой — день, когда сотрудник рассчитался с продавцом, или день утверждения авансового отчёта, — официально не разъяснено. Выбранный подход лучше закрепить в учётной политике.

Расход учтён не в том периоде: уточнённая декларация или текущий период

По общему правилу ошибки исправляются в том периоде, к которому относятся, — через уточнённую декларацию (п. 1 ст. 54 НК РФ). Учесть забытый расход в текущем периоде можно только в двух случаях: период ошибки определить невозможно или ошибка привела к переплате налога.

Со вторым условием на УСН есть подводные камни:

• Если в «ошибочном» году был убыток или платился минимальный налог (п. 6 ст. 346.18 НК РФ), переплаты из-за неучтённого расхода не возникло. Исправить ситуацию текущим периодом не получится — нужна уточнённая декларация за прошлый год.
• Минфин в разъяснениях по налогу на прибыль возражает против переноса расхода в период с более высокой ставкой. Для УСН это актуально, если региональная ставка с тех пор выросла: формально разъяснения о другом налоге, но логику инспекция может применить ту же, поэтому в такой ситуации надёжнее уточнённая декларация.

Если расход встал не в тот квартал внутри одного года, годовой налог не искажается, но авансовые платежи — да. За занижение аванса инспекция начислит пени, поэтому ошибки внутри года тоже стоит исправлять.

Обратная ситуация — расход учтён раньше, чем наступили все условия, например декабрьский аванс за январские услуги. Тогда налог за прошлый период занижен, и исправлять его нужно уточнённой декларацией с доплатой. Штрафа не будет, если подать её раньше, чем вы узнали, что инспекция обнаружила ошибку или назначила выездную проверку. Второе условие — на едином налоговом счёте должно хватать денег на недоимку и пени (п. 4 ст. 81 НК РФ).

Отдельная ситуация — смена режима или объекта. При переходе с общей системы на УСН расходы, оплаченные ещё на ОСН, учитываются на дату их осуществления, а оплаченные после перехода — на дату оплаты; учтённое на ОСН повторно не берётся (пп. 4, 5 п. 1 ст. 346.25 НК РФ). Расходы периодов, когда объектом были «доходы», после перехода на «доходы минус расходы» не учитываются вовсе (п. 4 ст. 346.17 НК РФ).

Если инспекция сняла расход: что проверить в акте

Обычно спор начинается с проверки. При камеральной проверке декларации по УСН инспекция может запросить пояснения, при выездной — книгу учёта и первичку. Если по документам одно из условий наступило позже, расход исключают из периода, в котором вы его учли, и начисляют недоимку и пени.

Прежде всего стоит выяснить, какое условие инспекция считает ненаступившим: оплату, получение товара, оказание услуги, продажу или ввод основного средства. Затем проверьте, на чём основан этот вывод. Нередко у проверяющих просто не было документа с нужной датой.

Получив такой акт, я сразу смотрю, учтён ли расход в том периоде, куда его перенесли. Если этот период тоже входит в проверку, а расход из акта просто исчез, налог посчитан неверно. Это самостоятельный довод для возражений, и его легко упустить, если спорить только о дате.

Ижко Иван

Управляющий партнер

Опыт работы 10 лет

Написать Ивану

в Телеграмм

Консультация юриста

Возражения на акт подают в течение месяца со дня его получения (п. 6 ст. 100 НК РФ). К ним прикладывают документы, которые подтверждают вашу дату, и расчёт налога с расходом в правильном периоде. Если решение уже вынесено, оспорить доначисления можно в вышестоящем налоговом органе, а затем в суде.

Какие документы доказывают дату расхода

Позиция по периоду расхода держится на документах: дата каждого события должна быть видна из первички. По спорному расходу стоит держать под рукой:

• платёжное поручение или выписку банка с датой списания денег;
• накладную или УПД с датой получения товаров и материалов;
• акт или иной первичный документ с датой выполнения работ, оказания услуг;
• акт ввода основного средства в эксплуатацию;
• документы о реализации товара и расчёт, по каким партиям списана стоимость;
• акт или заявление о зачёте с датой;
• авансовый отчёт с чеками — по расходам через подотчётное лицо.

Если из этого набора складывается цепочка «оплатили такого-то числа, получили такого-то, продали или ввели в эксплуатацию такого-то», период расхода доказуем. Разрывы в цепочке — например, акт без даты или оплата «по письму» без ссылки на договор — инспекция трактует в свою пользу.

Итоги

• На УСН «доходы минус расходы» дату затрат определяет не платёжка, а последнее из условий для конкретного вида расходов: оплата, получение, продажа товара, ввод основного средства в эксплуатацию.
• Аванс поставщику — ещё не расход: оплата в декабре при поставке в январе даёт расход нового года.
• Ошибку в периоде обычно исправляют уточнённой декларацией. Текущим периодом можно обойтись, только если ошибка привела к переплате — а при убытке или минимальном налоге в прошлом году этот путь закрыт.
• Если инспекция уже перенесла расход, проверьте, на каком условии основан её вывод и учтён ли расход в правильном периоде. Возражения на акт подаются в течение месяца.

Часто задаваемые вопросы

Источники

• Ст. 54 НК РФ
• Ст. 81 НК РФ
• Ст. 100 НК РФ
• Ст. 252 НК РФ
• Ст. 346.16 НК РФ
• Ст. 346.17 НК РФ
• Ст. 346.25 НК РФ
• ФНС: расширение перечня расходов на УСН с 2026 года
• Письмо Минфина России от 20.05.2019 № 03-11-11/36060

Нормы НК РФ сверены по редакции на октябрь 2026 года.